Francisco es Socio-Director de Team & Time, firma gallega especializada en ingeniería de organización y optimización de procesos productivos y logísticos. Ingeniero Industrial, suma una trayectoria de más de 25 años liderando y acompañando proyectos de mejora en compañías como Inditex, Grupo Losán y Grupo Cortizo, y desde 2012 impulsa, junto a su equipo, iniciativas de eficiencia, gestión del cambio y transformación en pymes y organizaciones de distintos sectores. Hoy puedes conocerlo más gracias a esta entrevista de Daniel López.

Daniel López – Has vivido la mejora desde dentro: logística, dirección de fábricas, explotación… ¿Qué aprendizajes te llevaste de etapas como Inditex, Losán o Cortizo que hoy aplicas al acompañar a empresas a transformar procesos?

Francisco Plaza – Son muchos los aprendizajes, conscientes e inconscientes, que acumulas tras pasar por empresas como estas, pero destacaría tres:

· La importancia de orientar absolutamente cualquier actividad interna hacia el “valor” apreciado por el cliente. Mis tres primeros meses en Inditex los pasé doblando ropa en las tiendas y atendiendo a clientes en Zara, Pull&Bear, Massimo Dutti, Bershka, Kiddy´s Class… En aquel entonces yo era un Ingeniero recién licenciado y contratado para optimizar la logística de Inditex, no acaba de entender qué narices hacía doblando ropa y descargando camiones por la noche… ¿en dónde me había equivocado? El mensaje era “Si no entiendes lo que se hace cara al cliente, nunca sabrás si lo que haces en logística estará bien o mal”, un mensaje muy sencillo pero difícil de entender cuando eres un técnico con un montón de fórmulas e ideas teóricas en la cabeza. Pero lo entendí, vaya si lo entendí, y es algo que he llevado en la mochila toda mi vida profesional. Antes de entrar en el Grupo Losán me fui a trabajar, por mi cuenta, un mes a una carpintería, nadie lo entendía pero yo sabía que era lo correcto. Este aprendizaje intento llevarlo a las empresas cuando quieren transformar sus procesos, todo, absolutamente todo tiene que estar orientado a dar valor al cliente, da igual si estás en ventas, producción, oficina… o entiendes qué es “valor” para tu cliente o con mucha probabilidad no estarás orientando bien esa transformación.

· En segundo lugar que “No hay recetas para una buena gestión”. Las tres empresas que comentas alcanzaron su éxito con modelos de gestión muy distintos. Basta comparar el modelo de Inditex con el del sector de automoción, dos enfoques completamente distintos pero cada uno con su éxito. Ahora, cuando vamos a una empresa nunca aterrizamos con ideas preconcebidas. Cada empresario gestiona su empresa como quiere, y esta visión es algo que no podemos cuestionar desde fuera, sin embargo, cualquier enfoque tiene que ser eficiente, con datos cuantificables y contando con las personas, y esa sí es nuestra función. No nos planteamos modelos de enfoque pero sí nos cuestionamos enfoques ineficientes.

· Y en tercer lugar “las personas”. Nada, absolutamente nada funcionará si no se tiene en cuenta a las personas desde el principio. En primer lugar porque solo quien hace el trabajo del día a día es capaz de detectar mejoras, nuestra función consiste en crear un espacio para que las personas comuniquen sus ideas y las prueben. En segundo lugar porque a nadie le gusta que le impongan un cambio, las personas tienen su orgullo y cuando tú dices “mejora “ellos entienden “lo estabas haciendo mal”… y esto es normal, es humano, pero también es un mal comienzo. Y, en tercer lugar, porque es muy fácil implantar mejoras, lo difícil es que se mantengan en el tiempo, y esto depende, una vez más, de las personas. Hoy, antes de aplicar cualquier cambio, mejora o transformación en las empresas, dedicamos mucho tiempo a hablar y formar a las personas implicadas.

DL — Team & Time nace poniendo el foco en dos conceptos clave en los procesos de mejora: “equipo” y “tiempo”. ¿Cómo fue el momento de fundar la empresa y qué necesidad visteis en las organizaciones para dar ese paso?
FP — El momento de fundar la empresa fue la consecuencia de detectar la clara necesidad que tenían la empresas de un apoyo externo “útil”, basado en la “experiencia” y centrado en la “implantación” de soluciones, en contraposición a la consultoría más clásica basada en procedimientos y recomendaciones.

Mariló Morán Franco, mi socia en esta aventura, disponía de muchos años de experiencia trabajando en empresas de referencia, como “R”, y un gran conocimiento de las necesidades de las organizaciones desde el punto de vista de la consultoría. Yo aportaba mi trayectoria en distintos puestos dentro de organizaciones diversas. Así nació Team&Time, el resultado de una visión compartida que hoy ya cumple 15 años.

El nombre de Team&Time da sentido a lo que queremos ser: “Team” un equipo cercano y con experiencia como punto de partida para aportar el máximo “valor” posible para nuestros clientes, y “Time”, aportando ese tiempo vital que las empresas necesitan para mejorar, pero que se lo “come el día a día”. Sabemos que no somos más listos que nadie, pero sí que con nosotros la empresa dispone de ese equipo experimentado y de ese tiempo que , de otra forma, sería muy difícil de mantener.

“Es imposible competir con una empresa que está aprendiendo y mejorando constantemente.”
Francisco Plaza

DL — En Gestión del Cambio se habla mucho de datos, tecnologías y procesos… pero al final todo pasa por personas. ¿Qué cualidad valoras más en los equipos con los que trabajas para que las cosas funcionen de verdad en un proceso de Cambio?

FP — Desde mi punto de vista estos conceptos deben ir en orden: 1º Personas, 2ª Organización y procesos y 3ª Tecnología.

Esto no tiene nada que ver con cual es más importante, pero es que la organización y la tecnología deben adaptarse al equipo, es decir, las personas. A continuación deberíamos organizar los procesos acorde con el equipo y los medios disponibles, es decir saber “qué queremos hacer” y “a dónde queremos llegar”. La tecnología da respuesta, en ocasiones, al “cómo”. No seguir este orden es como si alguien decidiera a donde ir de vacaciones seleccionado primero el medio de transporte.

Dicho de otra forma, la tecnología es una grandísima ayuda, pero solo cuando previamente has diseñado tus procesos de forma eficiente contando con las personas y el equipo.

El equipo ideal no es ni el más formado ni el que tiene mayor experiencia, es aquel capaz de aportar, aquel que no se justifica, que entiende el error como una forma de progresar, que es crítico con su entorno y consigo mismo y que entiende la mejora como algo intrínseco a su trabajo diario. Es imposible competir con una empresa que está aprendiendo y mejorando constantemente.

DL —Tras tantos años viendo empresas por dentro, ¿qué es lo que más te sigue motivando de este trabajo? ¿Qué te hace decir “merece la pena meterse en este proyecto”?

FP — Lo que nos motiva de este trabajo, y estoy seguro que hablo en nombre de mi socia Mariló y el mío, es ser capaces de apoyar a nuestros clientes mediante la búsqueda e implantación de soluciones sencillas a problemas complejos. La satisfacción de que nuestro equipo aprende con nosotros, día a día, de la realidad que viven las empresas de nuestro entorno y, sobre todo, que cada día es distinto, y es que cada persona que nos solicita apoyo es distinta, el problema que tiene es “su problema” y la solución que necesita es “su solución” este reto constante merece, con creces, esta aventura.

“Es muy fácil implantar mejoras; lo realmente difícil es que se mantengan en el tiempo, y eso depende, una vez más, de las personas»
Francisco Plaza

DL — Llevas años trabajando con industria y pymes gallegas, además de colaborar con programas como IGAPE. Si tuvieras que elegir 2–3 prioridades, ¿qué crees que necesita reforzar hoy el tejido productivo gallego para ser más competitivo?
FP — Ojalá tuviera claras esas dos o tres cosas que hacen a la empresa competitiva, solo puedo hablar desde mi propia experiencia, y, desde este punto de partida recomendaría estos tres aspectos:

Primero. “Aprender a contar con el equipo”. El 80% de tus oportunidades de mejora las conocen tus empleados, y hasta te podría decir que también conocen la mayoría de las soluciones. Implementa en tu organización un método que motive a tus empelados a aportar y que entiendan que eso también es parte de su trabajo. La responsabilidad de la gerencia es dar el tiempo y los medios necesarios para que aporten sus ideas, con una organización interna capaz de canalizar estas inquietudes… y ya te adelanto que los buzones de sugerencias son todo lo contrario a lo que estoy intentando transmitir.

Segundo. “Estandariza”, todos creemos que nuestra empresa es particular y, además, la más difícil de gestionar… pero no es así. Probablemente seas excepcional con tu producto o servicio, el tema está en todo lo que haces para ponerlo a disposición del cliente.

Cuando alguien implicado en el día a día no encuentra la información necesaria, introduce datos en varios sistemas, pierde tiempo buscando esa herramienta que nunca aparece, incurre en constantes deslazamientos buscando hasta lo más básico, se encuentra con un almacén lleno pero donde siempre falta lo que necesita, hay falta de espacio por exceso de obsoletos… y un largo etcétera. Cuando esto ocurre, tienes una organización llena de ineficiencias y esto lastra de forma muy importante tu competitividad.

La mayor oportunidad para incrementar la eficiencia de tu organización está en todo lo que pasa alrededor del producto o servicio, el problema es que estamos acostumbrados a mirar hacia el producto pero no al proceso. Además, esta estandarización mejora la polivalencia y minora al gran problema actual de la alta rotación de personal.

Tercero. ¡Simplifica! Si abordas problemas con soluciones complejas que sepas que, con el tiempo, volverás a la situación inicial. La experiencia nos dice que solo las soluciones sencillas permanecen en el tiempo. El problema es que creemos que una solución “sofisticada” suele ser la mejor, pero eso solo es el primer paso, los siguientes pasos, los realmente complicados y brillantes, son aquellos que se dan para conseguir que hasta un niño pequeño sea capaz de aplicar diariamente esa forma de hacer las cosas, esto es lo que hará que la mejora se mantenga y te permitirá avanzar.